Checklist financeiro: o que sua empresa não pode esquecer

O que derruba a rotina financeira de uma PME não é falta de conhecimento. É que tudo depende de alguém lembrar, e num mês corrido ninguém lembra.

Checklist resolve isso: transforma decisão em execução. Organizado por frequência, porque nem tudo precisa da mesma atenção.

Diário — 5 minutos

• Conferir o saldo das contas
• Lançar entradas e saídas do dia
• Verificar o que vence amanhã

Parece pouco e é o que impede a surpresa. Empresa que só olha o banco quando precisa pagar descobre problema no dia do vencimento.

Semanal — 20 minutos

• Conciliação bancária: todo lançamento do extrato categorizado
• Contas a receber vencidas — quem está em atraso e há quantos dias
• Disparar a régua de cobrança dos vencidos
• Projeção das próximas 4 semanas: entra, sai, saldo
• Conferir o que vence na semana seguinte

A conciliação é o item que mais gente pula e o que mais compromete todo o resto. Sem ela, todo número que você olhar depois está errado.

Mensal — 1 hora

• Fechar o mês: todos os lançamentos categorizados
• Gerar e ler o DRE
• Comparar com o mês anterior: o que mudou e por quê
• Conferir margem por produto ou serviço
• Conferir se o pró-labore saiu no valor e na data definidos
• Revisar contas a receber em atraso acima de 30 dias
• Enviar documentação para a contabilidade
• Conferir recolhimento de tributos e encargos

O DRE precisa chegar até o dia 10. Relatório de março que fica pronto em 25 de abril serve para histórico, não para decisão.

Trimestral — 2 horas

• Revisar preços contra a evolução de custo
• Rentabilidade por produto ou serviço: o que mudou de ordem
• Concentração de clientes: quanto os três maiores representam
• Revisar contratos recorrentes — alguém ainda usa, o plano ainda serve
• Conferir meses de custo fixo em caixa
• Conferir se alguma dívida vence antes do retorno que financiou

Esse bloco é o que a maioria não faz, e é onde estão as decisões que mudam o resultado do ano.

Anual — meio dia

• Revisar enquadramento tributário com a contabilidade
• Renegociar as principais taxas: adquirente, banco, seguro
• Orçamento do ano seguinte, por área
• Revisar limite de crédito concedido aos clientes
• Avaliar se a estrutura atual comporta o plano do ano

Como fazer o checklist sobreviver

Atribua responsável, não à empresa. “Financeiro faz a conciliação” não acontece. “Ana faz a conciliação toda sexta às 10h” acontece.

Defina dia e hora. Tarefa sem horário disputa espaço com urgência, e urgência sempre ganha.

Comece pelo semanal. Se você implantar só o bloco semanal e mantiver por três meses, já terá mais controle que a maioria. Tentar implantar os quatro blocos de uma vez é a forma mais comum de não implantar nenhum.

Registre quando não fizer. A falha informa: se a conciliação falha toda semana, o problema é a alocação de tempo, não a disciplina.

O teste

Depois de dois meses com o checklist rodando, você deve conseguir responder de cabeça: quanto tem hoje, quanto entra e sai nos próximos 30 dias, quanto sobrou mês passado e qual cliente é o maior.

Se ainda precisa abrir planilha para responder, algum item do semanal não está acontecendo.

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